Stadt Ulm
Beschlussvorlage
Sachbearbeitung
BS - Bildung und Sport
Datum
25.10.2022
Geschäftszeichen
BS/Me
Beschlussorgan
Schulbeirat
Behandlung
öffentlich
Betreff:
Organisationsentwicklung Verpflegung Kitas und Schulen
- Bericht -
Anlagen:
Anlage 1 - Organigramm BS
Anlage 2 - Übersicht Baumaßnahmen Kita- und Schulverpflegung
Sitzung am 01.12.2022
TOP
GD 407/22
Antrag:
1.
Der Sachstand zur Umsetzung der Qualitätsstandards für die Kita- und Schulverpflegung
wird zur Kenntnis genommen.
2.
Die neue Organisationsstruktur in der Kita- und Schulverpflegung wird zur Kenntnis
genommen.
Gerhard Semler
Zur Mitzeichnung an:
BM 1, BM 2, C 2, GM, KITA, OB, ZSD/P
Bearbeitungsvermerke Geschäftsstelle des
Gemeinderats:
Eingang OB/G
Versand an GR
Niederschrift §
Anlage Nr.
-2-
Sachdarstellung:
Zusammenfassende Darstellung der finanziellen Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen:
Auswirkungen auf den Stellenplan:
nein
nein
1. Ausgangslage
Im Kita- und Schuljahr 2021/22 haben an den 22 städtischen Kindertageseinrichtungen sowie den
39 Verpflegungsstandorten der Schulen in Trägerschaft der Stadt Ulm rund 1.000 Kita- sowie rund
3.000 Schulkinder an der Mittagstischverpflegung teilgenommen.
Mit der Neukonzeption "Verpflegung an Kindertageseinrichtungen und Schulen in Trägerschaft der
Stadt Ulm"wurden im Jahr 2019 für die Kita- und die Schulverpflegung einheitliche
Qualitätsstandards definiert und am 01.12.2019 vom Gemeinderat beschlossen (GD 288/19).
2. Sachstand Umsetzung Qualitätsstandards
Der Ausbau des Verpflegungssystems "Mischküche" an den Schulen im Rahmen von Umbauund Sanierungsmaßnahmen ist vorangeschritten. Weitere Neu- und Umbaumaßnahmen
befinden sich für 2023 ff bereits in der Planung. (Anlage 2)
Umbau einer Kita-Küche zur Mischküche im Juli 2022. Weitere Neu- und Umbaumaßnahmen
befinden sich für 2023 ff bereits in der Planung. (Anlage 2)
Bei den Planungen hat sich gezeigt, dass sich das Verpflegungssystem "Mischküche" aufgrund
von räumlichen Engpässen oder Anlieferungssituationen an einigen Standorten nicht umsetzen
lässt. BS prüft hier Alternativen.
Übernahme des schulischen Küchenpersonals sowie der Ernährungsfachkraft (Verwaltung) der
AWO Ulm im September 2020.
Damit werden sowohl die Kita- als auch die Schulverpflegung vollständig in einer
Eigenbewirtschaftung umgesetzt (Mensa am Kuhberg ausgenommen).
Anwendung der definierten Personalstandards.
Umsetzung folgender Standards über die Ausschreibung der Essens- und
Lebensmittellieferungen in den Jahren 2020 (Kita-) und 2021 (Schulverpflegung):
Speiseplanung in Anlehnung an die Qualitätsstandards der Deutschen Gesellschaft für
Ernährung.
20 % Bio-Anteil
Belieferung von 2 Schulmensen durch einen integrativen Caterer.
Einbezug des Themas "Nachhaltigkeit" über Wertungskriterien.
Festlegung eines gestaffelten Einheitspreises für die Schulen zum Schuljahr 2021/22,
Ausweitung auf die Kitas zum Kita-/Schuljahr 2022/23.
-3 Umsetzung der definierten Abrechnungssysteme
Monatliche Spitzabrechnung in den Kindertageseinrichtungen erfolgt vollständig.
Monatspauschale in den Grundschulen und den Sonderpädagogischen Bildungs- und
Beratungszentren erfolgt vollständig.
Der Ausbau des onlinebasierten Bestell- und Abrechnungssystems an den weiterführenden
Schulen befindet sich aktuell in der Planung. Zum Schuljahr 2023/24 soll eine neue
Software ausgeschrieben und die bestehenden Standorte umgestellt werden. Danach
erfolgt die etappenweise Ausweitung (1 - 2 Standorte pro Jahr).
Etappenweiser Ausbau der Wasserspender ist kontinuierlich erfolgt. Ein Großteil der Schulen ist
mittlerweile mit einem Wasserspender ausgestattet. Für Kita-Küchen wurden ebenfalls erste
Wasserspender beschafft.
Darüber hinaus wurde gemäß Beschlussfassung für die Umsetzung der Qualitätsstandards in
den Kindertageseinrichtungen zum 01.01.2022 eine zusätzliche Planstelle in der Verwaltung
geschaffen und mit einer Ernährungsfachkraft besetzt.
3. Exkurs Sachstand Essenspreise
Wie unter Ziffer 2 aufgeführt, wurde zum Schuljahr 2021/22 für die Schulverpflegung ein
gestaffelter Einheitspreis eingeführt und dieser zum Kita-/Schuljahr 2022/23 auf die Kitas
ausgeweitet.
Durch die Lebensmittel-, Energiepreis- und Personalkostensteigerungen mussten die mit den
Caterern und Lebensmittellieferanten vereinbarten Essens-/Lebensmittelpreise zum 01.09.2022
(zunächst für ein Jahr befristet) außerordentlich erhöht und damit auch die Essenspreise für die
Kita- und Schulkinder zum Kita-Schuljahr 2022/23 angepasst werden.
Die Essenspreiserhöhung lag bei 0,25 € für Kita- und Grundschulkinder sowie bei 0,10 € für
Schüler*innen der weiterführenden Schulen.
Die aktuellen Essenspreise liegen hiermit bei:
3,85 € für Kita-Kinder
3,90 € für Grundschüler*innen
4,10 € für weiterführende Schüler*innen
Kita- und Schulkinder, welche einen Bildung- und Teilhabe-Bescheid - Mittagessen haben, erhalten
das Essen kostenlos.
Der Essens-/Lebensmittelpreis der Caterer/Lieferanten wird 1:1 an die Kinder bzw.
Sorgeberechtigten weitergegeben.
Personal- und Betriebskosten wie auch die Kosten für Gebäude und Ausstattung werden von der
Stadt Ulm getragen.
4. Organisationsstruktur "Kita- und Schulverpflegung" in der Verwaltung
Die Organisation der Verpflegungsangebote für die Kita- und Schulkinder erfolgte bisher, aufgrund
der unterschiedlichen Zielgruppen, in zwei Abteilungen: Für die Schulen im Sachgebiet
"Schulkindbetreuung" bei der Abteilung Bildung und Sport (BS) und für die
Kindertageseinrichtungen im Sachgebiet "Finanzen und Organisation" bei der Abteilung städtische
-4Kindertageseinrichtungen (KITA).
Im Anschluss an die Beschlussfassung zu den einheitlichen Qualitätsstandards für die Kita- und
Schulverpflegung wurde die verwaltungsorganisatorische Umsetzung geprüft.
Hierfür wurde von Frau Mann an die Abteilung Zentrale Steuerung und Dienste / Personal (ZSD/P)
ein Projektauftrag zur Durchführung einer Organisationsuntersuchung erteilt.
4.1 Projektbeteiligte
Die Projektleitung lag bei der Abteilung ZSD/P.
Projektbeteiligte waren Vertreter*innen der Abteilungen BS und KITA sowie C2 als feste Mitglieder
des Projektteams. Der Fachbereichspersonalrat wurde zu allen Sitzungen eingeladen sowie über die
Ergebnisse informiert.
Zur Klärung von fachspezifischen Frage-/Themenstellungen wurden Vertreter*innen der
Abteilungen Zentrale Steuerung, Dienste / Finanzen (ZSD/F) sowie Zentrale Steuerung und Dienste /
Interne Dienste - Beschaffung (ZSD/D-B) im Rahmen eines Expertengesprächs hinzugezogen.
4.2 Projektauftrag
Im Rahmen der Organisationsuntersuchung sollten mögliche Alternativen für die
Organisationsstruktur innerhalb der Stadtverwaltung (bisher im Sachgebiet "Schulkindbetreuung"
bei BS und im Sachgebiet "Finanzen und Organisation" bei KITA) betrachtet und bewertet werden.
Ziel und Auftrag war die Erarbeitung eines Vorschlags für die sinnvollste Organisationsform.
4.3 Projektablauf
Im Zeitraum von Oktober 2020 bis Dezember 2021 wurden im Rahmen von mehreren
Projektsitzungen folgende Themenstellungen betrachtet beziehungsweise ausgearbeitet.
a) Abgleich der Aufgabenstellungen sowie Kundenanforderungen in den Abteilungen KITA und
BS.
Hierbei hat sich gezeigt, dass bei beiden Abteilungen eine Vielzahl an identischen Aufgaben
anfallen.
Da bei der Abteilung BS bereits ein Ernährungsteam aus Ernährungs- und
Verwaltungsfachkräften vorhanden war sowie das Verpflegungssystem "Mischküche" bereits
seit mehreren Jahren umgesetzt wurde, waren die Aufgaben hier umfangreicher.
Kundenanforderungen und Umsetzungsprozesse waren zum Teil unterschiedlich.
b) Erarbeitung folgender alternativer Organisationsformen
getrennte Organisationseinheiten (bisheriger Zustand)
eine Organisationseinheit bei der Abteilung Kita
eine Organisationseinheit bei der Abteilung BS
eine Organisationseinheit bei anderer Organisationseinheit
c) Expertengespräche
Mit der Abteilung ZSD/F wurde abgestimmt, inwieweit bei der Bewertung der oben
dargestellten Organisationsformen steuerliche Aspekte einbezogen werden müssen. Da bei
diesen Organisationsformen keinerlei steuerliche Vor- oder Nachteile entstehen, konnte dies in
der Bewertung der Organisationsformen unberücksichtigt bleiben.
Im Gespräch mit der Abteilung ZSD/D-B wurden die Vor- und Nachteile der
Organisationsformen im Hinblick auf die Vergabeverfahren betrachtet. Ergebnis war, dass bei
einer Zusammenlegung der Ausschreibungen für Dienstleistungen, welche sowohl in der Kitaund Schulverpflegung benötigt werden (wie zum Beispiel Verpflegung, Reinigungsmittel,
-5Sachausstattung, Speiseresteentsorgung, Schädlingsmonitoring u.a.) durch ein höheres
Auftragsvolumen von besseren Angebotspreise ausgegangen werden kann. Darüber hinaus
würde sich die Anzahl an Ausschreibungsverfahren und damit der Arbeitsaufwand bei den drei
Abteilungen BS, KITA und ZSD/D-B anteilig reduzieren.
d) Bewertung der Organisationsformen
Die Bewertung der Organisationsformen erfolgte anhand einer Bewertungsmatrix.
Für jede Organisationsform wurden folgende vier übergeordneten (Aufgaben-)Bereiche anhand
von mehreren Unterpunkten bewertet:
Küchenorganisation
Personal
Bestellvorgang und Abrechnung
Weitere Schnittstellen
4.4 Ergebnis
Die Organisationsform "eine Organisationseinheit bei der Abteilung BS" hat in den oben
genannten Kriterien (Ziffer 4.3 d)) mit deutlichem Abstand die höchste Bewertungssumme
ausgewiesen.
5. Zusammenlegung der Aufgabenbereiche
Auf Grundlage der Bewertungsergebnisse wurden die zwei Aufgabenbereiche Kita- und
Schulverpflegung zum 01.01.2022 im Rahmen einer verwaltungsinternen Umstrukturierung
zusammengelegt und bei der Abteilung BS verankert.
Damit ist der Betrieb der Kita-Mensen an die Abteilung BS übergegangen. Die Essensbestellung und
-abrechnung ist bei der Abteilung KITA verblieben, da eine Trennung von der KITA-Anmeldung für
die Eltern eine zusätzliche Anlaufstelle bedeuten und damit einer Kundenorientierung
entgegenstehen würde.
Die Personalstellen (Küchenpersonal) sowie die für den Betrieb der Kita-Mensen notwendigen
Finanzmittel wurden zum Haushalt 2022 an BS übertragen und seither von BS bewirtschaftet.
Der Finanzbedarf für die Kita-Verpflegung wird weiterhin im Schwerpunktthema
"Kinderbetreuung" der Abteilung KITA abgebildet.
Die Kita-Leitungen und das Küchenpersonal wurden im Rahmen von Informationsveranstaltungen
im September 2021 über die Zusammenlegung und den Übergang an die Abteilung BS informiert.
Bei der Abteilung Bildung und Sport wurde im Zusammenhang mit dem Umstrukturierungsprozess
das Sachgebiet "Schulkindbetreuung" in die zwei Teams "Bildung und Betreuung" sowie
"Ernährung" untergliedert sowie das Sachgebiet von "Schulkindbetreuung" in "Bildung,
Ernährung, Betreuung" (BEB) umbenannt.
Das aktuelle Organigramm des Sachgebiets BEB kann der Anlage 1 entnommen werden.
6. Erste Umsetzungsschritte bei der Abteilung BS
Neben den unter Ziffer 2 aufgeführten Punkten, wurden seit dem Übergang der Kita-Verpflegung
an die Abteilung BS, Sachgebiet BEB sowie der Einstellung einer zusätzlichen Ernährungsfachkraft
für die Kita-Verpflegung (Ziffer 2, letzter Punkt) seit Januar 2022 folgende weitere Maßnahmen
-6ergriffen und umgesetzt:
Einführung von einheitlichen Reinigungs- und Hygienemitteln (analog der
Schulverpflegung), einschließlich Bestellformular sowie zentralem Bestellverfahren über die
Abteilung BS
Standardisierung der Sachausstattung (Geschirr u.ä., analog der Schulverpflegung)
einschließlich Bestellformular sowie zentralem Bestellverfahren über die Abteilung BS
Einführung einer einheitlichen Speisentemperaturdokumentation
Einführung einer Arbeitszeiterfassung für das Küchenpersonal zur Abbildung von Mehrund Minderstunden
Erstellung von zentralen Dienstplänen
Einführung einer Fahrtkostenabrechnung für die Springer
engerer Austausch mit Kita-Leitungen und Küchenkräfte
Unterstützung / Begleitung der Kita-Leitungen / Erzieher*innen sowie des Küchenpersonals
bei der Umsetzung der Kita-Verpflegung
Schulung des Küchenpersonals sowie der Erzieher*innen zur Anwendung der Reinigungsund Hygienemittel
in Planung: Hygiene-Schulung mit Infektionsschutzbelehrung sowie
Arbeitssicherheitsschulung (= Pflichtschulungen) im Kita-Jahr 2022/23
Ausweitung der Speiseresteentsorgung auf die Kita-Verpflegung einschließlich
gemeinsamer Ausschreibung
in Planung: Ausschreibung und Einführung eines Schädlingsmonitorings für die Kita- und
Schulverpflegung
Seit dem Übergang der KITA-Verpflegung an die Abteilung BS haben sich vor allem bei der
Personaleinsatzplanung folgende Schwierigkeiten sowie ein erhöhter Verwaltungsaufwand gezeigt:
Die Anzahl an krankheitsbedingten Ausfällen war im ersten Jahr (u.a. durch Corona) extrem
hoch. Dies hat die Personalversorgung (Springer-/Personaleinsatzplanung) immens
aufwendig gemacht und damit die Kapazitäten beim Verwaltungspersonal überstiegen.
Hinzu kam, dass die Einstellung von zusätzlichen Springerkräften zum Teil erfolglos war
sowie die Unterstützung durch Erzieher*innen in den Kitas, aufgrund auch dort
vorherrschender Personalengpässen, kaum möglich war.
Die Personalgewinnung (feste Küchenkräfte und Springer) ist für die Kitaverpflegung
aufgrund der sehr kleinen Stundenumfänge in der Warmverpflegung (als reine Spülkräfte)
sowie der geringen Eingruppierung deutlich schwieriger als für die Schulverpflegung.
BS prüft aktuell neue Einsatz- und Vertragsmodelle, bspw. über kombinierte Einsätze in der
Kita- und Schulverpflegung.
-77. Zukünftige Schritte
Neben den oben aufgeführten Maßnahmen soll auch bei zukünftigen Bau- und
Sanierungsmaßnahmen eine stärkere Verzahnung zwischen der Kita- und Schulverpflegung
umgesetzt und damit Kosteneinsparungen erreicht werden. Konkret bedeutet dies: Soweit es die
örtlichen Gegebenheiten zulassen, sollen Baumaßnahmen zur Kita- und Schulverpflegung (in einem
Gebäude oder in räumlicher Nähe) zusammengefasst und damit Flächenbedarfe reduziert werden.
Hierfür erfolgt sowohl in der Planung als auch dann in der Umsetzung eine enge Abstimmung mit
der Abteilung KITA.
Beispiele hierfür sind:
In der Planung:
Neubau Bildungscampus Eselsberg: Gemeinschaftsschule und KITA
Neubau Eichenplatz-Grundschule mit KITA
In Vorbereitung:
Integration einer Schulmensa für die Eduard-Mörike-Schule in den KITA-Neubau
Integration einer Schulmensa für die Schönenberg-GS in den KITA-Neubau
Bei einer Zusammenlegung von Kita- und Schulverpflegung ergeben sich beispielsweise bei der
Spülküche oder auch bei Lagerflächen wie auch im Produktionsbereich Flächeneinsparung - diese
Flächen werden nicht doppelt sondern nur anteilig größer benötigt. Dasselbe gilt auch für den
Personaleinsatz.
Darüber hinaus arbeitet die Abteilung BS aktuell an einem Gesamtkonzept über das neben einer
einheitlich hohen Essensqualität auch Synergien und damit Einsparungen bei Sanierungs- und
Neubaumaßnahmen sowie bei den Investitions- und laufenden Betriebskosten, sowohl an Neubauals auch an Bestandsstandorten erreicht werden sollen. Dieses Konzept soll im Frühjahr 2023 den
zuständigen gemeinderätlichen Gremien zur Beschlussfassung vorgelegt werden.
8. Finanzielle Auswirkungen
Es wird davon ausgegangen, dass beispielsweise durch die Zusammenfassung der Ausschreibungen
und das damit verbundene höhere Auftragsvolumen bessere Angebotspreise erzielt werden
können.
Durch die Bündelung der Fachkompetenz in einer Abteilung und die Übertragung (unter ggf.
geringfügiger Anpassung) vorhandener Standards und Konzepte kann auch von einem
effektiveren, wirtschaftlicheren Personaleinsatz in der Verwaltung ausgegangen werden.